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DIGITAL WORKPLACE
MOBILES ARBEITEN VON UNTERWEGS UND ZUHAUSE

In der Internetökonomie werden nicht nur täglich neue Geschäftsmodelle entwickelt, sondern auch die Arbeitsbedingungen in nahezu allen Branchen und Berufsgruppen verändern sich stark. In den heutigen Jobs arbeitet der überwiegende Anteil der Beschäftigten in Deutschland vom Laptop oder Desktop aus. Einer Job-Studie von Ernst und Young zufolge sehen – wenig überraschend – zwei von drei Beschäftigten einen mittleren oder erheblichen Einfluss der Digitalisierung auf ihre Arbeit. Vor allem in den Bereichen Banken und Versicherungswesen, Telekommunikation und IT sowie bei Unternehmensdienstleistern seien die Auswirkungen auf die Arbeitswelt hoch und würden in Zukunft weiter steigen.

Ein zentrales Merkmal digitaler Arbeit ist die Ungebundenheit der Beschäftigten an Ort und Zeit: Mobiles Arbeiten ist dank schneller Internetanbindung und WLAN theoretisch für jeden Menschen von überall aus möglich - Home Office, Heimarbeit und Geld verdienen von unterwegs aus sind somit keine Zukunftsmusik mehr. Ergänzt um Cloud-Angebote und zahlreicher Tools für kollaboratives Arbeiten ist der „klassische“ Arbeitstag eines Menschen mit persönlicher Präsenz im Büro vor allem bei jungen Unternehmen längst nicht mehr das Maß der Dinge – im Rahmen der Digitalisierung geht der Trend immer mehr zu flexiblen Arbeitszeitmodellen. Arbeitgeber bieten ihren Beschäftigten, besonders häufig auch in Startups die Möglichkeit, flexibel vom Home Office oder aus der Ferne zu arbeiten. Insbesondere für Elternteile, Studierende oder Angestellte mit Nebenjobs bieten diese mobilen Arbeitsformen eine deutlich bessere Vereinbarkeit mit Beruf, Familie oder Weiterbildung.

Nicht nur digitale Nomaden und Selbstständige arbeiten deshalb nicht mehr am festen stationären Arbeitsplatz, sondern zunehmend auch Beschäftigte von Unternehmen. Die Vorteile des sogenannten Digital Workspace liegen dabei auf der Hand: Die Beschäftigten sind hinsichtlich der Arbeitszeit und des Arbeitsplatzes unabhängig und haben die Möglichkeit flexibler auf neue Erfordernisse zu reagieren. Zudem ist im Zuge der Digitalisierung der Austausch von Dokumenten und deren Auffindbarkeit durch geeignete Softwaretools in einer einheitlichen Arbeitsumgebung sichergestellt. Für Arbeitgeber ist nach dem einmaligen Aufsetzen einer entsprechenden Infrastruktur das Onboarden neuer Mitarbeiter in der komplexen Arbeitswelt einfach geworden.

Im Folgenden zeigen wir worauf es beim mobilen Büro ankommt, welche Anforderungen es bei Heimarbeit & Co. gibt und was der Unterschied zwischen den Themen Digital Workplace und Digital Workspace ist.

Mobiles Arbeiten

Quelle: gettyimages

Mobiler Arbeitsplatz und digitaler Wandel – Anforderungen an das Arbeiten im mobilen Büro

Damit das Arbeiten an unterschiedlichen Orten wie im Büro, zuhause, unterwegs im Café oder beim Kunden optimal gelingt, sollten folgende Faktoren beim mobilen Büro erfüllt sein:

Um vom mobilen Büro oder Home Office aus jederzeit und überall Zugriff auf alle wichtigen Themen sowie Informationen zu haben sind aktuelle Software und Hardware besonders wichtig. Je nach Branche und Projekt gibt es zwar ein unterschiedliches Anforderungsprofil an die einzelnen Komponenten, ein schneller und reibungsloser Austausch von Informationen ist aber überall zentral. Wer viel unterwegs und im Home Office ist möchte zudem, je nach Situation, zwischen verschiedenen Endgeräten während seiner Tätigkeiten wechseln können; z.B. in der U-Bahn das Smartphone, im Zug hingegen der Laptop. So können Arbeitsprozesse wie die Dokumentenbearbeitung ohne Bruch fortgeführt werden – die Produktivität steigt.

Anforderungen

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Mobile Internetanbindung

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Neben einer aktuellen Software- und Hardwareausstattung ist eine gute mobile Internetanbindung Kern des (mobilen) digitalen Arbeitsplatzes. Dank stetig größerer LTE-Abdeckung und der damit einhergehenden hohen Übertragungsraten, kann die mobile Internetanbindung manchmal sogar schneller als die Festnetzlösung im Büro sein – es kann also wertvolle Arbeitszeit eingespart werden.

Soziale Infrastruktur

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Vor allem bei der Arbeit im Team sind leistungsfähige Kommunikationstools wichtig. Wenn der Austausch zwischen Mitarbeitern an einem festen Arbeitsplatz wie dem Büro seltener wird oder gar komplett wegfällt, müssen andere Tools eingesetzt werden. Neben den Klassikern E-Mail und Messenger sind dies auch Arbeits-Tools zur Projektarbeit und Videokonferenzsoftware.

Arbeitsumgebung

Quelle: gettyimages

Arbeiten und Geld verdienen vom Digital Workplace aus erfordert ein hohes Maß an Selbstorganisation und Selbstdisziplin. Je nach Arbeitsumgebung ist es sinnvoll vorrangig bestimmte Tätigkeiten in der mobilen Arbeitszeit auszuüben. Während von unterwegs aus die E-Mail-Kommunikation sehr gut geleistet werden kann, sind komplexere Tätigkeiten besser stationär – z.B. vom Home Office aus – zu bearbeiten. Ein Mix aus mobilem und stationärem Arbeiten im Job gilt als Garant zur sinnvollen Aufgabenbewältigung.

Der Mitarbeiter-Zugang auf den jeweiligen Desktop wird in den meisten Unternehmen über ein VDI (Virtual Desktop Interface) realisiert. So steht allen Mitarbeitern eine einheitliche Benutzeroberfläche zur Verfügung. Diese wird als Digital Workplace bezeichnet, da sie an einem bestimmten Ort, in der Regel dem Büro-Schreibtisch installiert, ist. Im Unterschied dazu ist der Digital Workspace nicht an einen bestimmten Arbeitsplatz gebunden und erlaubt den Zugriff auf die Daten von überall her. Somit ist hier auch die Datenebene miteinbezogen.

Unternehmen schaffen sich die relevante Hardware sowie Software für mobiles Arbeiten an. Letztgenannte wird in Teilen häufig auch selbst vom Arbeitgeber entwickelt. Vor der Anschaffung ist eine Evaluation hinsichtlich der geplanten Einsatzzwecke essentiell. So kann ggf. ältere Hardware als Desktop-Lösung seine Zwecke hervorragend erfüllen, während für die mobile Lösung beispielsweise nur das Flaggschiff von Samsung, das Galaxy S9, die hohen Erfordernisse für eine optimale mobile Arbeitsumgebung erfüllt. Alternativ zum Kauf stehen andere Lösungen wie ein Ratenkauf oder ein Mietmodell bereit. Hier kann dann auf ein Bündel von Softwarelizenzen und Endgeräten zurückgegriffen werden. Anbieter wie Microsoft haben mit Skype (Skype for Business) und Office 365 eine Vielzahl von Produkten mit Funktionen für das mobile Arbeiten im Portfolio.

Technologie

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Mobile Internetanbindung technologischer Fortschritt

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Für effizientes mobiles Arbeiten empfiehlt sich ein leistungsstarker Datentarif, der auch unabhängig vom Endgerät gemeinsam mit einem Surfstick oder einem portablen Router genutzt werden kann. Je nach Anzahl der mobil genutzten Endgeräte und der Möglichkeiten sich über WLAN einzuloggen kann es sinnvoll sein mehrere SIM-Karten mit LTE-Tarife zu nutzen oder auf einen mobilen Hotspot zurückzugreifen.

Soziale Infrastruktur technologischer Fortschritt

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Speziell für das digitale Arbeiten im Team gibt es neben Inhouse-Lösungen spezielle Softwaretools wie z.B. Trello, die den flexiblen Austausch zwischen Projektbeteiligten erleichtern und bei der Arbeitsorganisation von verschiedenen Orten und Zeiten aus unterstützen. Bei größeren Unternehmen kann eine eigene Lösung wie z.B. ein Social Intranet sinnvoll sein. Hier erhält das Team Informationen über die aktuellen Entwicklungen im Unternehmen.

Coworking-Space technologischer Fortschritt

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Bei aller Flexibilität des digitalen Arbeitens und der damit verbundenen Vorteile, kann eine feste Anlaufstelle und die damit verbundene Routine manchmal hilfreich sein. Für junge Unternehmensgründer, die nicht alleine im Kämmerchen oder der sprichwörtlichen Garage arbeiten möchten, gibt es die beliebten Coworking-Places. Hier kann man sich mit Gleichgesinnten und Menschen in ähnlichen Situationen treffen und die Projekte diskutieren. Zudem steht hier meist bereits eine entsprechende IT-Infrastruktur bereit.

Vor allem bei Startups und jungen Unternehmen in der Gründungsphase ist das Budget oftmals knapp und nahezu alle Ressourcen fließen in die Produktentwicklung: Hier können die Konzepte Workplace as a Service bzw. Software as a Service sinnvoll sein, denn die Höhe des zu investierenden Geldes ist fürs Erste vergleichsweise überschaubar. Wer sich hier informiert und ein gutes Angebot wählt, kann bares Geld sparen.

Entsprechende Angebote der neuen Technologien sind ähnlich wie ein Streaming-Abo oder Carsharing aufgebaut, frei nach dem Motto warum kaufen, wenn man Sachen auch mieten kann. So kann man auf ein vorgefertigtes Bündel von Software und Hardware zurückgreifen, ohne dass man sich umfassende Gedanken um die IT-Infrastruktur bzw. deren Finanzierung machen muss.

Für die diversen Leistungspakete an Digital Workplace Technologien gibt es bislang keinen einheitlichen Standard. Zudem ist die Auswahl an Anbietern inzwischen recht umfangreich: Es gibt Pakete für Software-Lösungen, IT-Infrastrukturen, Lizenzen für Cloud-Angebote, Hardware-Pakete und vieles mehr.

flexible Lösungen

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Unternehmen umgehen mit diesen Modellen für mobiles Arbeiten das Investitionsrisiko für hohe Erstinvestitionen in die IT-Infrastruktur und Büroräumlichkeiten. Gleichzeitig gewährleisten diese Digital Workplace Modelle eine hohe Flexibilität. Durch die Skalierbarkeit können die Pakete unmittelbar an neue Entwicklungen und das Unternehmenswachstum angepasst werden. Die zur Verfügung gestellte Soft- und Hardware ist stets auf dem neuesten Stand, diverse Serviceleistungen sind im Preis meist inbegriffen. Durch Cloud-Angebote gibt es nicht nur dezentrale Zugriffsmöglichkeiten auf die Inhalte, sondern auch mehr Datensicherheit, da die Daten in der Regel redundant gespeichert werden. Und zum Schluss, der gerade für junge Unternehmen wichtigste Punkt: bei diesen Modellen für mobiles Arbeiten besteht volle Kostenkontrolle.

Ein Nachteil kann die höhere Abhängigkeit des Arbeitgebers sowie der Mitarbeiter gegenüber den Service-Anbietern sein. Eine weitere Einschränkung bei Workplace as a Service sind datenschutzrechtliche Aspekte. Für Unternehmen kann die Lagerung sensibler Daten bei fremden Anbietern ein nicht überschaubares Risiko darstellen.

Da sich die Nachteile in Summe aber in Grenzen halten ist das Modell Workplace as a Service generell ein stark wachsender Zweig. Inwieweit auf WaaS- und SaaS-Leistungen zurückgegriffen wird, muss jedes Startup individuell entscheiden. Je nach Branche und Produktausrichtung kann auch eine Teilausgliederung der IT-Services die beste Option sein.

Vor- und Nachteile

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Der Digital Workspace hat den klassischen stationären Arbeitsplatz in manchen Branchen und Unternehmen in unterschiedlichem Ausmaß ersetzt. Kennzeichnend für den Digital Workspace ist die zeitlich und räumlich unabhängige Zugriffsmöglichkeit auf alle relevanten Unternehmensdaten. Damit der digitale Arbeitsplatz dem gerecht werden kann, ist vor allem eine leistungsfähige Infrastruktur sowie das unterbrechungsfreie Arbeiten über unterschiedliche Endgerätetypen hinweg erforderlich. Zur Vermeidung hoher Erstinvestitionen eignen sich Workplace as a Service Angebote. Hier profitieren die meist jungen Unternehmen von einer vollen Kostenkontrolle und guten Skalierbarkeit, sind allerdings auch von der Leistungsfähigkeit anderer Dienstleister in einem höheren Maß abhängig. Für einen reibungslosen Workflow ist eine mobile Datenverbindung mit LTE-Geschwindigkeit unerlässlich. Hier empfiehlt sich auf die Leistungen von yourfone zuzugreifen. Als junge ambitionierte Marke kennt yourfone die Bedürfnisse junger Unternehmer und Startups aus dem Effeff. Wir sprechen sozusagen Deine Sprache.

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